Diariamente, são enviados ao redor do mundo 392 bilhões de e-mails. Todo. Santo. Dia. Encontrei o dado num relatório do Radicati Group, empresa da Califórnia.
Francamente, tenho a impressão que metade dessas mensagens todas caem aqui na minha caixa de entrada – e, com certeza, muito mais gente tem essa impressão hiperbólica de que recebe muito mais mensagem do que dá conta.
Aqui entra a inteligência artificial, veja só. Ela pode ajudar você a responder boa parte dessas mensagens, especialmente se redação não é lá o seu forte.
Com isso em mente, trouxe um manual para facilitar a vida de quem quer recrutar o ChatGPT (ou qualquer outro chatbot) para melhorar a comunicação por escrito.
Obs.: REVISE TODOS OS E-MAILS que a IA entregar antes de enviar, combinado?
Guia de prompts para e-mails com ChatGPT (para copiar a colar)
1. Para reescrever seu rascunho
Sempre deixe claro para quem é a mensagem, o que quer comunicar, o tom a ser usado e o que espera conseguir com o e-mail.
Prompt fácil:
“Reescreva o e-mail abaixo considerando:
– Quem vai receber: [descreva]
– Objetivo: [ex: fechar contrato / pedir prazo / alinhar decisão]
– Tom: [direto, formal, amigável]
– Resultado esperado: [ex: resposta rápida / agendamento / aprovação]
Entregue versão final pronta para envio, sem explicações”
2. E-mails sensíveis (reclamações, feedback negativo, recusa)
“Quero escrever um e-mail delicado.
Situação: [explique o que aconteceu]
O que eu preciso dizer: [reclamar, dar um feedback negativo, recusar algo]
Resultado que eu quero: [resolver, manter a relação, evitar conflito]
Escreva um e-mail claro e respeitoso.
Explique o problema de forma objetiva, sem acusar ou soar agressivo.
Deixe claro o que precisa ser resolvido ou comunicado.
Use um tom profissional e equilibrado.
Entregue o e-mail pronto para envio.”
3. Traduzir e adaptar e-mail para outros idiomas
A IA ajuda não apenas a converter idioma, mas a ajustar estilo cultural. Um e-mail em inglês tende a ser mais direto do que em português, enquanto mensagens em espanhol costumam aceitar mais contexto.
“Traduza o e-mail abaixo para [idioma] e adapte:
– Nível de formalidade adequado à cultura
– Clareza e objetividade
– Expressões naturais do idioma
Evite tradução literal”
4. Para reduzir o tamanho sem perder conteúdo
E-mails longos são um problema recorrente, nem sempre porque o assunto exige, mas porque falta síntese. A IA consegue fazer cortes mantendo o essencial.
“Encurte este e-mail em até 40%:
– Mantenha todas as informações essenciais
– Elimine repetições
– Deixe mais direto e fácil de ler”
5. E-mails em que você vai pedir algo a alguém
“Vou te dar algumas informações para escrever um e-mail.
Situação: [explique em poucas linhas o que está acontecendo]
O que eu preciso: [qual é o pedido]
Prazo (se tiver): [data ou urgência]
Agora escreva um e-mail profissional com base nisso.
Seja claro, direto e educado, sem enrolação.
Deixe o pedido bem explícito e fácil de entender.
Termine incentivando a pessoa a responder.
Entregue o e-mail pronto para envio.”
6. Para cobranças, lembretes ou retomadas
“Vou colar abaixo o e-mail que enviei antes.
[E-mail anterior]
Escreva um e-mail de follow-up para cobrar resposta.
Relembre o assunto de forma breve, deixe claro o que estou aguardando e peça um retorno de forma educada, mas firme.
Seja direto e evite soar insistente ou grosseiro.
Entregue o e-mail pronto para envio.”
7. Para conversas sobre decisão ou alinhamento
“Vou colar abaixo minhas anotações sobre o que foi decidido.
[cole aqui os pontos da reunião, decisões, responsáveis e prazos]
Agora transforme isso em um e-mail de alinhamento.
Comece com uma abertura breve, resuma de forma clara o que foi decidido e organize os próximos passos de um jeito fácil de entender.
Quando houver responsáveis e prazos, deixe isso explícito.
Use tom profissional e direto, sem repetir informação.
Entregue o e-mail pronto para envio.”
8. Para enviar uma proposta comercial
“Quero escrever um e-mail de proposta comercial.
O que estou oferecendo: [produto ou serviço]
Para quem: [tipo de cliente]
O que resolve: [problema que isso resolve]
Diferencial: [por que escolher isso e não outra opção]
Escreva um e-mail profissional e direto.
Explique a proposta de forma clara, destaque o valor e evite excesso de texto.
Termine convidando a pessoa a avançar (como agendar uma conversa ou pedir mais detalhes).
Entregue o e-mail pronto para envio.”
9. Para negociar proposta já em andamento
“Quero escrever um e-mail de negociação.
Contexto: [explique a situação da negociação ou cole conteúdo de emails anteriores]
O que eu quero ajustar: [preço, prazo, escopo, condição]
Meu limite ou condição importante: [o que não pode mudar ou até onde pode ir]
Escreva um e-mail profissional, claro e equilibrado.
Defenda meu ponto sem ser agressivo e mostre abertura para acordo.
Evite linguagem vaga e deixe claro o que estou propondo.
Entregue o e-mail pronto para envio.”
10. Para apenas melhorar o tom da mensagem
Parte dos ruídos em e-mails não está no português, mas no tom. Mensagens que soam secas demais, vagas demais ou agressivas sem intenção.
“Abaixo está um e-mail. Ajuste o tom para [diplomático / mais firme / mais direto], mantendo a mensagem original. Elimine qualquer ambiguidade ou possível interpretação negativa.
Entregue apenas a versão final”
11. Para criar seus próprios templates de e-mail
Quem envia e-mails recorrentes pode transformar a IA em uma espécie de fábrica de templates.
Exemplos: modelo de proposta, modelo de cobrança, modelo de follow-up pós-reunião. A partir disso, você só adapta detalhes.
“Crie um modelo de e-mail para [situação]:
– Estrutura clara
– Campos editáveis entre colchetes
– Linguagem profissional e reutilizável
Evite texto genérico”
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Alvaro Leme é doutorando e mestre em Ciências da Comunicação pela ECA-USP, jornalista e criador do podcast educativo Aprenda em 5 Minutos
